Stop de vrijdagse jacht op urenstaten. Bevestig de week tegenover het plan.
Als uw mensen vandaag een urenstaat invullen, gaat deze waarschijnlijk naar facturatie of salarisadministratie en stopt daar. De staat wordt op vrijdag uit het hoofd ingevuld, aan het eind van de maand nagejaagd en nooit vergeleken met het plan waarop het project is bezet.
De lege regel is het probleem, niet de persoon die deze niet invulde.
Spreadsheets en lichte trackers verzamelen uren goed. Zonder bezettingsplan ernaast begint iedere week leeg, of met wat er vorige week stond. Iemand jaagt dan volledigheid na voordat finance de export kan vertrouwen. Dat najagen is echt werk en het volgt op een beslissing die al is genomen. Toen de deal werd geprijsd, besliste iemand wie hoeveel dagen op het project zou werken. Tijd moet bevestigen wat volgens dat plan liep, niet mensen vragen het uit hun hoofd opnieuw op te bouwen.
Ondertussen lopen plan en delivery uiteen waar niemand kijkt. Een senior die voor vier dagen per week was gepland, werkt er vijf. Een fase die in maart moest eindigen, slokt in mei nog steeds dagen op. De projectmanager weet het ongeveer. Finance merkt het wanneer de factuur lager is dan de vooruitblik aangaf. Dan zijn de dagen al gewerkt, heeft de klant een bedrag gekregen en resteert alleen de beslissing wie het verschil opvangt.
De urenstaat leest uit het projectplan.
In Profitdrive wordt het Deal Model het projectplan wanneer een deal is gewonnen, met dezelfde rollen, mensen en dagen. Omdat het plan al weet wie waarop is toegewezen, opent iemands week met een regel voor iedere klant, ieder project en iedere fase waarop die persoon werkt, en een kolom voor elke werkdag. Uren worden vooraf ingevuld vanuit de toegewezen dagen in het plan. Een volle week op één project komt dus compleet binnen en heeft alleen een bevestiging nodig. Interne projecten komen binnen met declarabel uitgeschakeld. Een feestdag vergrendelt de dag, tenzij de persoon aangeeft die dag te hebben gewerkt. Profitdrive is ontworpen vanuit operationele ervaring in dienstverlenende bedrijven op schaal; daar komen dit soort details vandaan.
Bevestigen, aanpassen, verlof toevoegen, indienen. Op een telefoon.
Voor de meeste mensen, de meeste weken, is dat alles. Controleer de regels, pas een dag aan waar delivery afweek van het plan, voeg de vrijdag toe die u vrij nam en dien in. Verlof wordt in hetzelfde raster ingevoerd, per verloftype en datum, en verlaagt wat er van de week wordt verwacht.
Opslaan en indienen zijn afzonderlijk, zodat een half afgemaakte week nooit voor een voltooide wordt aangezien. Op een telefoon is diezelfde week een stapel projectkaarten met onderaan een balk voor totalen en de acties Opslaan en Indienen, gedimensioneerd voor een duim.
Volledigheid en uitzonderingen, geen goedkeuringswachtrij.
Standaard keurt niemand tijd goed. Een ingediende week is het record en de taak van de manager gaat over volledigheid en uitzonderingen. Twee weergaven dragen die taak. Coverage beantwoordt op maandag wie niet is begonnen, wie een concept heeft en wie heeft ingediend. In plaats van de kamer te vragen wie de urenstaat nog niet deed, leest de manager dit.
Exceptions zet geplande dagen uit het projectplan tegenover gerealiseerde dagen op de kaarten, per persoon en project, met een door u ingestelde tolerantie. De signalen zijn ontbrekende tijd, onderdelivery, overdelivery en een boeking op een project waarvoor de persoon niet was gepland. Ze zijn informatie voor een gesprek, nooit een blokkade voor de persoon. Een correctie is heropenen met een reden; de week gaat terug naar de persoon om te herstellen en opnieuw in te dienen. Wil uw bedrijf een bevestigingsstap, dan voegt review mode die toe. Er is geen goedkeuringsketen en geen afwijsbutton.
Een kostenfeit op het project en factuurregels voor het boekhoudsysteem.
Geaccepteerde tijd wordt gerealiseerde dagen en gerealiseerde kosten, op het project en de persoon, tegen de dagkostprijs die die maand gold. Deze levert geen omzet, contribution of marge op. De vooruitblik blijft gebouwd op het plan; geaccepteerde tijd wordt daarmee vergeleken om te laten zien hoe het plan uitpakt.
Dezelfde geaccepteerde tijd voedt de export van factuurregels voor uw boekhoudsysteem. U kiest een maand, genereert kandidaatregels, vinkt uit wat niet moet worden gefactureerd en downloadt een CSV die uw boekhoudsysteem kan importeren. De factuur wordt gemaakt in het boekhoudsysteem, niet in Profitdrive. Xero is het eerste gekoppelde boekhoudsysteem.
Timecards is optioneel en wordt per bedrijf ingeschakeld; tijdrecords die al in een spreadsheet staan, kunnen worden geïmporteerd. Een IT-dienstverlener met meer dan 40 mensen draait al op Profitdrive met Timecards ingeschakeld.
Als uw mensen al een urenstaat invullen, wie vergelijkt die dan met het plan?
Voedt die alleen facturatie en salarisadministratie, dan is het antwoord waarschijnlijk niemand. De Timecards-pagina behandelt My week, de managerweergave, maandafsluiting, import en factuuruitvoer uitgebreider; de aanpakpagina legt uit waar tijd in het bredere beeld zit. De demo draait op een bedrijf waar dat antwoord zichtbaar is. Deze is gratis en gebruiksklaar en u bent welkom om hem te openen.