AREA 06 / 06·Timecards en gerealiseerde kosten

De week zoals die is geleverd, tegen het plan.

Timecards is optioneel en wordt per bedrijf ingeschakeld. Wanneer het aan staat, komt de week van elke persoon al met de projecten waaraan die persoon is toegewezen. Voor de meeste mensen is het de meeste weken dus een bevestiging, kleine aanpassing of verlofboeking, op een telefoon. Geaccepteerde tijd wordt gerealiseerde kosten op het project. Nooit omzet.

De vraag die dit beantwoordt

Hebt u Timecards nodig om te weten waar winst heen gaat?

Nee. De vooruitblik wordt opgebouwd uit Deal Models, Project Plans en personeelskosten en bestaat of iemand nu wel of geen week indient. Timecards voegt de andere helft toe: wat werkelijk tegen dat plan is geleverd, per persoon en project, tegen kosten. Als uw mensen al ergens een timesheet invullen, is de vraag wat die voedt. Als die alleen facturatie en salarisadministratie voedt, drijven plan en delivery uit elkaar waar niemand kijkt.

Als uw mensen vandaag een timesheet invullen, gaat die waarschijnlijk naar facturatie of salarisadministratie en stopt daar. Hij wordt vrijdag uit het hoofd ingevuld, aan het einde van de maand nagejaagd en nooit vergeleken met het plan waarop het project is bezet.

Zo drijven plan en delivery uit elkaar waar niemand kijkt. Een senior die voor vier dagen per week is gepland, werkt er vijf. Een fase die in maart had moeten eindigen, neemt in mei nog steeds dagen op. De projectmanager weet het ongeveer. Finance ontdekt het wanneer de factuur lager is dan Outlook voorspelde.

Wekelijkse registratie, volledigheid voor de manager, een maandafsluiting en één export.

Timecards is de deliverykant van het plan. Omdat het Project Plan al weet wie waaraan is toegewezen, komt de week van een persoon met de juiste projectregels. Die persoon voert uren tegen die regels in, voegt verlof toe, slaat tussendoor op en dient één keer in. Regels voor andere actieve projecten kunnen worden toegevoegd. Interne projecten komen als niet-declarabel binnen.

Onderdeel

Functie

01

My week

Eén raster, maandag tot en met vrijdag, met een regel voor elk project waaraan u bent toegewezen. Voeg verlof toe in het raster. Save, daarna Submit week.

02

Manage

Exceptions, Coverage, Month completeness, Status, Import en Invoice output. Review is alleen een tabblad als uw bedrijf dit inschakelt.

03

Maandafsluiting

Los elk gat op of scheld het kwijt, accepteer de maand en bewaar het afsluitbewijs.

Wat een persoon vrijdag doet, een manager maandag doet en finance aan het einde van de maand doet.

Registreer de week op een telefoon met regels die het plan al kennen.

De week opent als raster met een regel voor elke klant, elk project en elke fase waaraan u bent toegewezen en een kolom voor elke werkdag. De regels kennen de toewijzing: zij komen uit het Project Plan, zodat u niet in een projectenlijst naar uw eigen werk zoekt. Elk ander actief project kan worden toegevoegd. Interne projecten komen met billable uitgeschakeld. Een feestdag blokkeert die dag tenzij u aangeeft dat u hebt gewerkt.

Boven het raster houdt een balk met vier waarden de week eerlijk: Capacity, Leave, Expected project time en Project time entered. Verlof wordt in hetzelfde raster ingevoerd, per verloftype en datum, en verlaagt wat wordt verwacht. Wanneer ingevoerde tijd gelijk is aan verwachte tijd staat de week klaar om te worden ingediend. Daaronder toont hij het restant; daarboven een amberkleurige Over by. Save bewaart wat u hebt getypt. Submit week is de bewuste handeling en een opgeslagen week zegt duidelijk dat die nog niet is ingediend.

Dien één keer in. Geef de manager volledigheid en uitzonderingen, geen goedkeuringswachtrij.

Standaard keurt niemand tijd goed. Een ingediende week is het dossier. De managerweergave opent op Exceptions: voor de maand, per persoon en project, geplande dagen uit het Project Plan tegenover gerealiseerde dagen uit de kaarten, met een tolerantie die u instelt. De signalen zijn duidelijk: ontbrekende tijd, onderdelivery, overdelivery en een boeking op een project waarop de persoon niet was gepland. Zij zijn informatie voor een gesprek, nooit een blokkade voor de persoon.

Coverage beantwoordt de maandagvraag: wie is niet gestart, wie heeft een concept en wie heeft ingediend. Het toont alleen mensen die geacht worden in te dienen, zodat iemand die die week niet op het rooster staat niet als gat verschijnt. Vanuit elk tabblad kunt u een kaart openen en de boekingen lezen, één regel per project en fase, alleen uren. Een correctie is een Reopen met reden die de week naar de persoon terugstuurt om te herstellen en opnieuw in te dienen.

Dit gebied staat niet op zichzelf.

Projectdelivery en marge

Exceptions leest geplande dagen uit het Project Plan en gerealiseerde dagen uit de kaarten, per persoon, project en maand. Geaccepteerde tijd komt op het project als gerealiseerde dagen en gerealiseerde kosten naast het plan, zodat de projectmanager ziet waar delivery voor- of achterloopt op wat was bezet.

Bekijk projectwinstgevendheid

Personeelskosten en capaciteit

Gerealiseerde kosten zijn gerealiseerde dagen maal de afgeleide dagkosten van de persoon in die maand, dezelfde kosten die Deal Model en Project Plan gebruiken. Verlof dat in de Timecard wordt ingevoerd verlaagt diezelfde dag de verwachte tijd en verlof uit het persoonsdossier verschijnt zonder herladen in die week.

Bekijk capaciteit en kosten

Vooruitkijkende P&L

Gerealiseerde kosten zijn actuals. Actuals worden met de vooruitblik vergeleken; zij vervangen niet waarop de vooruitblik is gebaseerd. Geaccepteerde tijd voedt ook de export van factuurregels naar Xero. Koppel Xero, synchroniseer op aanvraag en accepteer wat terugkomt voordat het als actuals geldt. De koppeling schrijft de vooruitblik niet.

Bekijk de vooruitkijkende P&L

Als uw mensen al een timesheet invullen, wie vergelijkt die dan met het plan?

Vraag de demolink aan