Kiezen tussen Profitdrive en de tools die u al kent
De meeste bedrijven die naar Profitdrive kijken, gebruiken al iets: een spreadsheet die de eigenaar vertrouwt, een urenregistratietool, een resourcingbord of een volledig dienstenplatform. Deze pagina helpt u beslissen vanuit ons perspectief, zonder te doen alsof de andere tools niets doen. Begin bij het werk dat u verkoopt. Dat bepaalt meer dan welke lijst met functies ook.
Begin met de vorm van uw werk
Dienstverlenende bedrijven verkopen werk in twee hoofdvormen, en de tool die bij de ene past, past zelden bij de andere.
Veel korte opdrachten, waarbij mensen tegelijk over meerdere zijn verdeeld. Creatieve en digitale bureaus en sommige adviesbureaus draaien tientallen projecten per maand. Mensen wisselen wekelijks tussen projecten. Retainers raken op, briefs veranderen en het plan wordt elke maandag opnieuw opgebouwd. De dagelijkse vraag is toewijzing: wie werkt deze week waaraan, ligt het project nog op budget, is de retainer op en wat komt er op de factuur? Een dienstenplatform met volledige workflow, wat de markt professional services automation noemt, is voor die vraag gebouwd. Taken, wekelijkse planning, retainers, tijd rechtstreeks naar factuur en tientallen rapportages daarover.
Minder, langere opdrachten, waarbij mensen voor maanden zijn toegewezen. IT-dienstverleners en adviesbureaus verkopen projecten en programma's die maanden lopen, volgens een plan zijn bezet en als fixed price of time and materials worden geprijsd. Het plan verandert niet elke week. Wat verandert is de commerciële positie: een uitbreiding wordt aangeboden, een wijzigingsverzoek komt binnen, een rol blijft onvervuld, een tarief wordt heronderhandeld, een deal in de Pipeline sluit of schuift op en bepaalt of de bench groeit. De vraag is niet wie deze week waaraan werkt. Het is waar de bedrijfswinst naartoe gaat en wat deze beweegt. Profitdrive is voor die vraag gebouwd. In categorietermen is het ook professional services automation; het is gebouwd voor de tweede vorm van werk.
Geen van beide vormen is beter, en geen van beide tools is dat. Besteedt u uw week aan het herverdelen van mensen over veel korte projecten, dan zal een dienstenplatform u goed bedienen en voelt Profitdrive alsof het een vraag beantwoordt die u niet stelde. Besteedt u uw maanden aan de keuze welke opdrachten u verkoopt, hoe u ze bezet en wat de bench en overhead met het jaar doen, dan geldt het omgekeerde.
De tools die een bedrijf afweegt
De eigen kostenspreadsheet. De spreadsheet van de eigenaar, in jaren opgebouwd en vertrouwd omdat deze van hen is. Hij prijst deals goed. De zwakte is dat hij niet één object kan blijven: de projectmanager typt er een plan uit over, finance voegt na verschuiving van het werk een derde versie samen en elke hand die hem aanraakt, maakt een nieuwe waarheid. Hij geeft niet tegelijk zicht op de Pipeline, de bench en overhead.
Tools voor tijd en facturatie. Trackers van het type Harvest leggen uren netjes vast en zetten ze om in facturen. Zij weten wat er is gewerkt. Zij weten niet wat er is verkocht, tegen welke marge en volgens welk bezettingsplan, en kunnen dus niet zeggen of een volle week ook winstgevend was.
Tools voor resourcing en capaciteit. Runn en vergelijkbare tools laten zien wie is geboekt, wie vrij is en wat een voorlopig project met benutting zou doen. Dat is een echte vooruitblik op mensen. Deze stopt bij projectomzet en -kosten; overhead en bedrijfswinst vallen erbuiten.
Dienstenplatforms met volledige workflow. Scoro, Productive, BigTime en Kantata sturen de operationele workflow van begin tot eind: Pipeline en offertes, rechtstreeks of via het gekoppelde CRM, projecten en taken, tijd, resourceplanning, facturatie en rapportage daarover. Bij de meeste ook omzetverantwoording en forecasts van omzet uit actief werk en de Pipeline. Hun winstbeeld is het sterkst op project- en klantniveau. Hoever ieder product overhead, de bench en onvervulde rollen meeneemt in een vooruitkijkend cijfer voor bedrijfswinst, verschilt per product en abonnement en is precies wat u zelf moet controleren voordat u kiest. Kantata zit aan de bovenkant van de markt.
Profitdrive. Een vooruitblik op bedrijfswinst, van de deal naar buiten opgebouwd. De Pipeline, projecten, mensen en hun kosten, Timecards en overhead komen samen in één vooruitblik op omzet en Operating Income, met boekhoudactuals ernaast ter vergelijking, in drie weergaven: gecontracteerd werk, gecontracteerd plus Extensions en met Pipeline toegevoegd. Elk cijfer opent tot de deal, toewijzing en persoon erachter. Het beheert geen taken, verstuurt geen facturen en vervangt uw boekhoudsysteem niet.
Waar ze overlappen
Pipeline, projecten, Timecards en benutting komen voor in een dienstenplatform, een resourcingtool en Profitdrive. Die overlap is reëel en het is eerlijk dat te zeggen. Het verschil is wat elke tool ermee doet.
| Onderdeel | In een dienstenplatform of resourcingtool | In Profitdrive |
|---|---|---|
| Pipeline | Deals en offertes, een omzetforecast vanuit de Pipeline | Deals bevatten een doorgerekend bezettingsmodel, zodat een deal de vooruitkijkende P&L beweegt, niet alleen de omzetregel |
| Projecten | Taken, fasen, budgetverbruik, projectmarge | Deliverykosten en marge per rol en fase, gelezen tegen wat is verkocht |
| Timecards | Te factureren uren, declarabel en niet-declarabel | Uren als kostenfeit tegenover het plan en als factuurregels voor uw boekhoudsysteem |
| Benutting | Live heatmaps, wekelijkse planning | Capaciteit tegenover vraag naar zekerheid: Contracted, Extensions, Pipeline |
Heeft uw bedrijf de linkerkolom elke dag nodig, dan is de rechterkolom geen vervanging. Heeft uw bedrijf de rechterkolom nodig, dan is de linkerkolom veel machinerie voor een vraag die u niet hebt.
Waar Profitdrive anders is
Drie dingen, eenvoudig gezegd.
De vooruitblik is van het bedrijf, niet van het project. Deliverykosten, vervolgens Non-Billable Production Cost (de bench, interne-project- en verlofkosten die niet aan klantdelivery zijn gekoppeld), daarna overhead, tot aan Operating Income, maand voor maand vóór de maand is gebeurd. Een projectweergave vertelt welke projecten geld opleverden. Dit vertelt waar het jaar uitkomt en wat dat zou veranderen.
Het begint bij de deal. Het bezettingsmodel dat in de deal is geprijsd, wordt het projectplan wanneer de deal is gewonnen. Open Roles worden in de deal geprijsd voordat iemand wordt aangenomen, zodat een onvervulde rol een zichtbare kostenpost is en geen verrassing in het maandafsluitpakket. Afwijking wordt gelezen tegenover wat is verkocht.
Het houdt de redenen zichtbaar. Elk cijfer opent tot de drijvers erachter en de vooruitblik houdt de aannames achter elk cijfer zichtbaar, zodat het gesprek over de beslissing gaat, niet over wiens spreadsheet gelijk heeft.
Waar een dienstenplatform sterker is
Even eenvoudig gezegd. Hebt u één van deze dingen elke week nodig, dan is een dienstenplatform de betere tool.
- Facturatie in elke vorm: fixed price, time and materials, retainers, terugkerende facturatie en meerdere valuta's vanuit hetzelfde systeem. Profitdrive maakt factuurregels voor uw boekhoudsysteem en stopt daar.
- Omzetverantwoording en rapportage over onderhanden werk.
- Taakbeheer voor het deliveryteam. Profitdrive doet dit bewust niet.
- Breedte: tientallen rapportages, tientallen koppelingen, inkooporders en onkostenregistratie.
- Werken op schaal met meerdere kantoren en entiteiten.
We hebben liever dat u dit weet vóórdat u Profitdrive evalueert dan tijdens de evaluatie.
Hoe elk product is geprijsd
Een servicesplatform is meestal per user geprijsd op feature tiers, soms met een minimum aantal seats. Een resourcingtool is meestal per beheerde persoon geprijsd. Profitdrive is per seat geprijsd, afgestemd op wat elke persoon doet. De prijs zit waar de beslissingen ziten, en elke persoon die tijd registreert heeft een betaalde Team Member seat, omdat elke timecard een kostenfeit is waar de outlook van afhangt. U ziet de prijs die in uw valuta geldt bij checkout. We publiceren geen vergelijkingen van wat andere tools kosten; hun pricingpagina's zijn de juiste bron.
Drie vragen die de keuze bepalen
- Wat verandert er in uw bedrijf van week tot week: het plan of de commerciële positie? Is het het plan, kijk dan naar een dienstenplatform. Is het de positie, kijk dan hier.
- Waar wordt uw winst bepaald: in de uitvoering van het project, of in de dealreview en op de bench? Bij bureaus meestal het eerste. Bij IT-services en advies meestal het laatste.
- Wie heeft het antwoord de meeste dagen nodig: de delivery lead, of de eigenaar en finance lead? Een dienstenplatform is voor de eerste gebouwd. Profitdrive is voor de tweede gebouwd en geeft de delivery lead het operationele beeld zonder de financiële gegevens van het bedrijf.
Eén vraag die u eerst zou moeten stellen
Kent u vandaag uw projectmarges, maar weet u ook waar de bedrijfswinst over zes maanden uitkomt en welke beslissing voor u deze het meest zou bewegen? Is het eerlijke antwoord nee, dan is dat het gat dat Profitdrive wil dichten. Is het antwoord ja en komt dat uit de tool die u al gebruikt, houd die dan.
Wilt u de vooruitblik zien voordat u beslist?
Beschrijvingen van andere tools zijn gebaseerd op de openbare documentatie van iedere leverancier. Hebben we iets verkeerd, laat het ons weten en dan corrigeren we het.