Winst in een dienstverlenend bedrijf wordt vroeg en op meer dan één plek bepaald.
Winst wordt bepaald door hoe een deal wordt geprijsd, een project wordt bezet, iemand wordt aangenomen of ontslagen en in welke diensten u investeert of waarmee u stopt. In een klein bedrijf neemt de oprichter de meeste van die beslissingen en leeft de vooruitblik in diens hoofd en in een spreadsheet. Naarmate het bedrijf groeit, nemen verschillende mensen die beslissingen, ieder vanuit een eigen beeld van wat eraan komt. Profitdrive is gebouwd voor IT- en zakelijke dienstverleners die in beide fasen een helder beeld van winst willen. Hieronder staat hoe wij daarover denken en wat Profitdrive daarin wel en niet kan doen. Profitdrive is ontworpen vanuit operationele ervaring in dienstverlenende bedrijven op schaal.
De onderdelen liggen bij verschillende functies.
Om te weten hoe omzet en winst er de komende maanden uitzien, hebt u meerdere dingen tegelijk nodig, en die horen bij verschillende mensen.
Sales beheert de funnel: een waarde, een indicatieve marge en een beeld van welke deals reëel zijn. Naarmate een deal vordert, bouwt iemand een prijsmodel en een eerste uitvoeringsplan, meestal in een spreadsheet. Het is moeilijk om personeelskosten, werkdagen en margedoelen actueel te houden en er is geen zicht op wie werkelijk beschikbaar is.
Delivery beheert de projectplannen: hoe verkochte deals worden uitgevoerd, wat waarschijnlijk wordt verlengd, welke wijzigingsverzoeken worden besproken en wie de komende maanden op elk project werkt. Werk tegen vaste prijs en vaste fee maakt dit moeilijker, omdat omzet niet gelijkloopt met inspanning en afhangt van het beeld van de projectmanager over de voortgang.
HR beheert wat mensen kosten: salarissen, werkgeverslasten, functieniveaus, geplande salarisverhogingen en de status van openstaande vacatures.
Finance beheert overhead, budget en doelen en moet al het bovenstaande omzetten in één vooruitblik.
Daarom wordt dit meestal handmatig opgebouwd, doorgaans maandelijks door finance of wanneer de CEO of raad van bestuur erom vraagt. De pipeline wordt geëxporteerd, de practice leads worden bevraagd over benutting en deliveryproblemen, salarissen en overhead worden toegevoegd en een week later is er een P&L-forecast in een spreadsheet. De aannames zijn moeilijk te herleiden en de forecast is verouderd zodra deze arriveert. Actueel houden kost die week elke maand opnieuw. Er gaat maandelijks een week financecapaciteit in zitten en de raad vraagt nog steeds waar het getal vandaan komt.
Tussen die herbouwmomenten wachten beslissingen niet. U neemt mensen aan voor werk dat niet binnenkomt en draagt de salarissen twee kwartalen lang. U wijst werk af dat u had kunnen aannemen, omdat uw mensen op papier al waren toegewezen. Of u laat iemand goeds vertrekken omdat de actuals tegenvielen en de vooruitblik slechter leek dan deze was. Of het omgekeerde. Hoe dan ook, u hebt geen stevige greep op hoe de winst zich ontwikkelt of wat dat betekent voor cash.
Hoe oud is de versie waarmee uw team vandaag werkt?
Grote bedrijven lossen dit op met een ondersteunende organisatie: een finance team, een resource-managementfunctie, sales operations en veel tijd voor onderlinge afstemming. Profitdrive bestaat om kleine en middelgrote bedrijven die inspanning te besparen, met een andere aanpak.
Breng de onderdelen één keer samen en laat daar één vooruitblik uit ontstaan.
Profitdrive neemt de elementen die normaal bij elke functie liggen en verbindt ze op één plek.
Sales
De funnel en het dealmodel. Elke opportunity bevat een geprijsde en bezette uitvoeringsopzet, niet alleen een waarde en een percentage.
Delivery
Het projectplan en de resourcing. Wanneer de deal wordt gewonnen, wordt het dealmodel het projectplan, met dezelfde rollen, mensen en dagen. Uitbreidingen en wijzigingsverzoeken worden op dezelfde manier gepland.
Mensen
Personeelskosten per functieniveau, gedateerd zodat een verhoging meetelt vanaf de maand waarin die geldt. Openstaande functies dragen kosten zolang ze niet zijn ingevuld.
Tijd
Omdat het plan al weet wie waarop werkt, komt een urenstaat vooraf ingevuld binnen. Voor de meeste mensen is dat de meeste weken een bevestiging, een kleine aanpassing van uren of een verlofregistratie, op een telefoon gedaan. Bevestigde tijd wordt de factuurregels en de gerealiseerde kosten.
Finance
SG&A, het budget en de doelen waarop het bedrijf stuurt, zoals contributiemarge voor eigen medewerkers, contractors en andere omzet, en gemiddelde kosten per functieniveau. En een koppeling met uw boekhoudsysteem, zodat werkelijke cijfers, debiteuren en crediteuren met de vooruitblik kunnen worden vergeleken en samen één beeld van het boekjaar vormen.
Daaruit volgt de vooruitkijkende P&L, maand voor maand. Iedereen kijkt naar dezelfde versie, omdat die uit dezelfde gegevens is opgebouwd. Wanneer een deal verschuift, een project wordt verlengd of een functieniveau verandert, beweegt de vooruitblik die dag mee. Niemand bouwt iets opnieuw op.
Vandaag draait een IT-dienstverlener met meer dan 40 mensen al op Profitdrive, inclusief urenstaten.
Niet één cijfer. Drie weergaven van dezelfde maanden en de drijvers eronder.
Wij geloven dat een financiële vooruitblik niet één lens is. Het is een helder beeld van mogelijke scenario's en van wat uw team kan doen om die te beïnvloeden. De nuttige vraag is hoe de komende maanden eruitzien op basis van wat u al weet en wat verandert wanneer minder zeker werk binnenkomt. Daarom is de vooruitblik opgebouwd in drie cumulatieve weergaven.
Gecontracteerd
Het werk dat is getekend en volgens plan is bezet, met de bijbehorende personeelskosten. Dit is de ondergrens.
Met uitbreidingen en wijzigingsverzoeken
De verlengingen die delivery verwacht en de wijzigingsverzoeken die worden besproken, daarbovenop toegevoegd.
Met pipeline
De opportunities die in het dealmodel zijn geprijsd en bezet, tegen volledige waarde toegevoegd. Zo ziet u wat het winnen ervan zou doen met omzet, marge en wie tekortkomt of op de bank zit.
U kunt elk cijfer in de vooruitblik openen. Achter de omzet van een maand staat het project, achter het project de deal waaruit het voortkomt, achter de kosten de persoon en het tarief dat die maand gold. Niets is een sluitpost en niets is een formule die iemand moet uitleggen.
De vooruitblik bewaart ook haar historie. Vergelijk de weergave van deze maand met vorige week, vorige maand of een datum naar keuze en zie wat bewoog en waarom: een deal gewonnen of uitgesteld, een uitbreiding bevestigd, een startdatum opgeschoven of een aanstelling naar voren gehaald. Daardoor kunnen sales, delivery en finance aan dezelfde prioriteiten werken. Het gesprek gaat niet langer over wat de toekomst misschien brengt, maar over hoe het team die kan beïnvloeden: wat nodig is om een uitbreiding te sluiten, welke deal prioriteit krijgt en of u daarvoor eerder aanneemt of wacht. Daarna handelt u samen.
Van dealmodel tot gerealiseerd resultaat, zonder spreadsheet ertussen.
Een vooruitblik is alleen nuttig als u ziet hoe deze uitpakt. Bevestigde urenstaten leveren de factuurregels die naar uw boekhoudsysteem gaan. Gerealiseerde omzet, kosten, debiteuren en crediteuren komen daaruit terug in dezelfde weergave. Zo sluit de cirkel: de marge die in het dealmodel is beloofd, de marge die in het project is gepland en de marge die werkelijk is gefactureerd en geïnd, staan naast elkaar. Elk verschil is te herleiden tot de aanname die bewoog. Daarvoor is geen Excel-koppeling nodig.
Xero is het eerste gekoppelde boekhoudsysteem. De aanpak is niet afhankelijk van welk systeem u gebruikt.
Het is niet uw boekhoudsysteem en het neemt geen beslissingen.
Het is niet uw boekhoudsysteem en vervangt dat ook niet. Uw grootboek houdt de boeken bij. Het is geen CRM: het biedt niet de marketing- en salesautomatisering waarvoor die systemen zijn gebouwd. Profitdrive ondersteunt pipelinebeheer en elke deal die de offertestap bereikt, moet erin terugkomen. Ook neemt Profitdrive geen beslissingen. Iemand moet nog steeds de doelen bepalen en de beslissing nemen wanneer de vooruitblik zegt dat het werk niet komt. Profitdrive zorgt ervoor dat die beslissing wordt genomen op basis van één actuele weergave, niet vijf.
Hebben u en uw leiderschapsteam goed zicht op hoe omzet en winst er de komende maanden uitzien?
Zo niet, wat zou er in uw manier van werken veranderen als u dat wel had? Wilt u meer zien? De demo draait op een bedrijf waarin dat antwoord zichtbaar is en u bent welkom om rond te kijken.