Forecasting is nodig wanneer u Profitdrive niet hebt
De meeste zoektochten naar forecasting, een fractional CFO of controller zoeken hetzelfde: vooruitkijkende cijfers die het leiderschap vertrouwt en die actueel blijven wanneer de Pipeline beweegt.
De zoektocht is meestal een aanwijzing voor iets eenvoudigere.
Een adviesbureau wil zelden forecasting omwille van forecasting. Het wil weten of het vóór de Pipeline moet aannemen en wat de bench kost wanneer een deal opschuift. Achter een zoektocht naar forecasting, een fractional CFO of controller zit een vertrouwde wens: iemand of iets dat vooruitkijkende cijfers oplevert waarop u kunt vertrouwen en die actueel houdt.
Een aanstelling is één antwoord. Een fractional CFO brengt oordeel, een controller brengt discipline in de afsluiting en niets hier pleit tegen één van beide. Wat beiden vaak eerst moeten doen, is de vooruitblik elke maand opnieuw opbouwen uit wat de systemen van het bedrijf ook maar exporteren. Dat is het deel dat ter discussie staat. Het besteedt het ingehuurde oordeel aan samenvoegen en de beslissingen tussendoor worden nog steeds genomen op de vorige versie.
Een afzonderlijke oefening, opgebouwd uit exports en verouderd bij aankomst.
Een forecast in een dienstverlenend bedrijf is een document. Iemand exporteert de Pipeline, vraagt practice leads naar benutting en welke projecten worden verlengd, voegt salarissen en overhead toe en een week later is er een P&L in een spreadsheet. De aannames zijn moeilijk te herleiden en de forecast is verouderd zodra deze arriveert.
Deze moet opnieuw worden opgebouwd omdat de onderdelen bij verschillende functies liggen. Sales beheert de funnel, delivery de projectplannen, HR de personeelskosten, finance overhead en doelen. Een forecast brengt die vier beelden voor een moment handmatig samen. Tussen herbouwmomenten wachten beslissingen niet. U neemt mensen aan voor werk dat niet komt en draagt de salarissen twee kwartalen. U wijst werk af dat u had kunnen aannemen omdat uw mensen op papier waren toegewezen. Of u laat iemand goeds gaan omdat de actuals verrasten en de vooruitblik slechter leek dan deze was. Of het omgekeerde. Iedere beslissing werd op een al oude versie genomen.
Hoe oud is de versie waarmee uw team vandaag werkt?
De vraag is dus niet hoe u beter forecast. De vraag is of een vooruitblik wel een afzonderlijke oefening hoeft te zijn.
Een bijproduct van verbonden operations, geen maandelijks project.
Profitdrive kiest een andere weg. Het is ontworpen vanuit operationele ervaring in dienstverlenende bedrijven op schaal; de maandelijkse herbouw hierboven was onderdeel van die ervaring, gezien vanuit finance en operations. Profitdrive verbindt de onderdelen die iedere functie beheert en laat daar één vooruitblik uit ontstaan. Outlook is de productnaam voor de vooruitblik.
Elke opportunity bevat een geprijsde en bezette deliveryopzet. Wanneer de deal is gewonnen, wordt het Deal Model het projectplan met dezelfde rollen, mensen en dagen. Personeelskosten worden per functieniveau gedateerd vastgelegd en een Open Role draagt kosten zolang deze onvervuld is. Omdat het plan weet wie waarop werkt, opent iemands week met toewijzingen als regels en geaccepteerde tijd wordt gerealiseerde kosten op het project. SG&A staat in dezelfde weergave.
Daaruit volgt de vooruitkijkende P&L maand voor maand, van omzet via deliverykosten en Non-Billable Production Cost (de bench, kosten van interne projecten en verlof die niet aan klantdelivery zijn gekoppeld) tot Operating Income. Wanneer een deal opschuift, een project wordt verlengd of een functieniveau verandert, beweegt de vooruitblik die dag mee. Niemand bouwt iets opnieuw op.
Dezelfde maanden worden in drie cumulatieve weergaven getoond. Contracted is het getekende werk, bezet volgens plan, met de bijbehorende personeelskosten. Met Extensions en wijzigingsverzoeken komen de verlengingen die delivery verwacht erbij. Met Pipeline komen geprijsde en bezette opportunities tegen volledige waarde erbij, zodat u ziet wat het winnen ervan doet met omzet, marge en bench.
De twee vragen uit het eerste onderdeel zitten tussen die weergaven. Contracted toont wat de bench kost als er niets meer binnenkomt. Met Pipeline toont wie tekortkomt wanneer het wel binnenkomt: de vraag of u vooraf moet aannemen, met de kosten eraan gekoppeld.
U kunt elk cijfer openen. Achter de omzet van een maand staat het project, achter het project de deal waaruit het voortkomt, achter de kosten de persoon en het tarief dat die maand gold. Dat is het verschil tussen een forecast en een vooruitblik. Een forecast is een cijfer dat iemand moet uitleggen. Een vooruitblik is een cijfer dat u kunt openen.
Eenvoudig gezegd: een bedrijf op Profitdrive heeft altijd een financiële vooruitblik zonder ooit een forecast te hoeven maken. Het is een gemodelleerd beeld van wat het bedrijf al weet, geen voorspelling.
Geen aanstelling, geen financefunctie in software en niet uw boeken.
Profitdrive vervangt geen fractional CFO of controller. Het brengt geen oordeel, stelt geen doelen en neemt niet de beslissing wanneer de vooruitblik zegt dat werk niet komt. Iemand moet dat nog steeds doen; wanneer u die persoon aanstelt, begint deze vanuit een live beeld in plaats van een spreadsheet.
Het is geen artificiële intelligentie die beweert uw financefunctie te zijn. De vooruitblik is opgebouwd uit uw eigen deals, plannen, mensen en overhead en elk cijfer toont wat erachter zit.
Het is ook niet uw boekhoudsysteem. Welk grootboek u ook gebruikt, Xero, MYOB of een ander, houdt de boeken bij. Xero is het eerste gekoppelde boekhoudsysteem en vandaag is geen ander systeem gekoppeld. Een synchronisatie loopt wanneer u daarvoor kiest; uw finance lead wijst toe en accepteert wat binnenkomt en niets daarvan schrijft de vooruitblik. Geaccepteerde Xero-maanden naast de vooruitblik tonen, is in verificatie en vandaag niet beschikbaar. Uw boekhoudsysteem kijkt terug. Profitdrive kijkt vooruit.
Het mechanisme volledig en hoe het is geprijsd.
De aanpak beschrijft het hele pad en de Financials-pagina toont de vooruitkijkende P&L in het product. De evaluatiegids legt uit waar een dienstenplatform of resourcingtool sterker is en waar Profitdrive sterker is. Profitdrive wordt per seat geprijsd, passend bij wat ieder persoon doet; het seatmodel heeft de kaart.
Vraag voordat u een fractional CFO, controller of spreadsheet briefed waar de cijfers vandaan zouden komen. Is het antwoord de Pipeline, projectplannen, mensen en overhead, dan heeft uw bedrijf die vier al in handen. De vraag is of ze verbonden zijn of dat iemand ze elke maand bijeenbrengt.
De vraag is dus niet wie de forecast moet bouwen. Het is wat uw leiderschapsteam zou doen met een vooruitblik die nooit gebouwd hoefde te worden.
De demo draait op een bedrijf waar dat beeld al aanwezig is. Deze is gratis en gebruiksklaar; u bent welkom om rond te kijken.