Een PSA stuurt delivery aan. Het stuurt de vooruitkijkende bedrijfswinst niet.
De meeste bedrijven die hier komen, hebben naar een volledig dienstenplatform gekeken en besloten dat de stap te groot was. Dat instinct klopt. De reden stopt meestal één stap te vroeg. Voor een bedrijf dat minder, langere opdrachten verkoopt, is het probleem met een volledig platform niet dat het te veel doet. Voor de financiën van het bedrijf zelf doet het te weinig.
De juiste categorie, maar één vraag tekort.
U hebt gekeken naar een dienstenplatform met volledige workflow, wat de markt professional services automation noemt. Het stuurt de operationele workflow van begin tot eind: van Pipeline en offertes via taken, tijd en planning tot facturatie. Voor een bedrijf dat mensen elke week over tientallen korte projecten herverdeelt, is die diepgang precies het doel. Voor een bedrijf dat projecten en programma's verkoopt die maanden lopen en volgens een plan zijn bezet, is het veel machinerie voor een vraag die u niet hebt.
De evaluatie eindigt dus bij omvang. Het winstbeeld van een platform is het sterkst op project- en klantniveau. Hoever het overhead, de bench en onvervulde rollen meeneemt naar een vooruitkijkend cijfer voor bedrijfswinst, verschilt per product en abonnement. Dat cijfer was waar het bedrijf naar zocht, zonder het precies zo te benoemen. Het platform was niet te groot. Voor bedrijfsfinance was het onvolledig.
Zonder dat cijfer landen de gevolgen bij het bedrijf, niet bij de tool. De aanstelling voor het werk van volgend kwartaal wordt gedaan op basis van het projectbeeld, omdat dat het beschikbare beeld is. Een onvervulde rol is een lege regel in het plan tot deze een verrassing in het maandafsluitpakket wordt. En overhead is de regel die niet meebeweegt wanneer het gecontracteerde boek afloopt, en de laatste die iemand ziet.
In categorietermen is Profitdrive ook professional services automation. Het is gebouwd voor het bedrijf dat projecten en programma's verkoopt die maanden lopen en begint bij de financevraag, niet bij de toewijzingsvraag.
Vier dingen die een deliverytool niet meeneemt.
Profitdrive is ontworpen vanuit operationele ervaring in dienstverlenende bedrijven op schaal. Deze vier zijn wat die ervaring zegt dat de finance van een bedrijf van een vooruitblik nodig heeft.
De vooruitblik. Niet één cijfer. Een vooruitkijkende P&L voor het bedrijf, maand voor maand, in drie cumulatieve weergaven: gecontracteerd werk; met Extensions en wijzigingsverzoeken die delivery verwacht; en met Pipeline tegen volledige waarde. Elk loopt van omzet via deliverykosten en contribution, via Non-Billable Production Cost (de bench, kosten van interne projecten en verlof die niet aan klantdelivery zijn gekoppeld) en SG&A, tot Operating Income. Elk cijfer opent tot het project, de deal en de persoon en het tarief dat die maand gold.
SG&A in dezelfde weergave. Bij overhead gaan projectmarge en bedrijfswinst uiteen. Overhead is een onderhouden lijst, met per post categorie, leverancier, maandbedrag en de maanden waarin deze loopt. Het totaal rolt in iedere weergave naar de SG&A-regel van de vooruitkijkende P&L. Wanneer gecontracteerd werk in de komende maanden afloopt en overhead niet, ziet u dat voordat de afsluiting het verklaart.
Personeelskosten als eersteklas gegeven. Personeelskosten zijn de grootste beheersbare afwijking in dienstverlening en een benuttingspercentage draagt die niet. Elke persoon heeft een dagkostprijs uit functieniveau, salaris en werkgeverslasten, gedateerd zodat een verhoging meetelt vanaf de maand waarin die geldt en eerdere maanden de geboekte kosten behouden. Een Open Role draagt de doelkosten van het bedrijf voor dat functieniveau zolang de rol onvervuld is; een bezettingsgat is dus een zichtbare kostenpost. Bench, interne projecten en verlof worden gescheiden in plaats van samengevoegd en SG&A-headcount staat los van deliverypersoneel.
Fixed price en fixed fee correct weergegeven. Bij dit werk loopt omzet niet gelijk met inspanning. Profitdrive modelleert time and materials-, fixed price- en fixed fee-fasen, ieder met eigen omzetlogica, en iedere vorm blijft verbonden met de vooruitblik op winst. Een fixed price-fase wordt vergeleken met wat de bezette regels zouden opleveren en het verschil wordt als contingency getoond. Zo is een fase die boven haar prijs is bezet zichtbaar vóór de deal wordt getekend, niet nadat delivery de marge heeft uitgehold. Omzetverantwoording voor de statutaire boeken blijft bij uw boekhoudsysteem.
Verbonden operations, zodat niemand de vooruitblik opnieuw bouwt.
Elke opportunity bevat een geprijsde en bezette deliveryopzet, niet alleen een waarde en percentage. Wanneer de deal is gewonnen, wordt dat Deal Model het projectplan met dezelfde rollen, mensen en dagen; Extensions en wijzigingsverzoeken worden op dezelfde manier gepland. Mensen dragen hun gedateerde kosten. Waar Timecards is ingeschakeld, opent iemands week met de toewijzingen al als regels en geaccepteerde tijd wordt gerealiseerde kosten op het project, alleen kosten en nooit omzet. Finance beheert SG&A, het budget en de doelen; de actuals die u importeert staan naast de vooruitblik ter vergelijking zonder die te vervangen.
Daaruit volgt de vooruitkijkende P&L. Wanneer een deal opschuift, een project wordt verlengd of een functieniveau verandert, beweegt de vooruitblik die dag mee. Vandaag draait een IT-dienstverlener met meer dan 40 mensen al op Profitdrive, inclusief Timecards.
Het zijn niet uw boeken en het is geen takenbord.
Het is niet uw boekhoudsysteem. Xero, MYOB of welk systeem u ook gebruikt houdt de boeken bij; grootboek, belasting en statutaire rapportage blijven daar. Xero is het eerste gekoppelde boekhoudsysteem; de koppeling is alleen-lezen, synchroniseert wanneer uw finance lead daarvoor kiest en schrijft niet naar de vooruitblik. Profitdrive verstuurt geen facturen; geaccepteerde tijd en fixed fees kunnen als Xero-compatibele factuurregels worden geëxporteerd zodat uw controller ze in Xero beoordeelt en verstuurt. Het is geen CRM en beheert geen taken. Heeft uw deliveryteam takenborden, wekelijkse planning en alle vormen van facturatie binnen één systeem nodig, dan is een volledig platform de betere tool.
Daaruit volgt de uitsluiting. Draait een volledig dienstenplatform de week van uw bedrijf al, evalueer dan zorgvuldig. Profitdrive vervangt het niet. De evaluatiegids beschrijft waar elk sterker is en welke drie vragen de keuze bepalen.
Weet u vandaag waar de bedrijfswinst over zes maanden uitkomt en welke beslissing voor u die het meest zou bewegen?
Geeft de tool die u al gebruikt dat antwoord, houd die dan. Geeft deze aan waar elk project staat maar blijft het stil over het bedrijf, dan is dat het gat waar deze pagina over gaat. De demo draait op een bedrijf waarin dat antwoord zichtbaar is. Deze is gratis en gebruiksklaar.